​De route voor een disfunctionerende medewerker

Het is nooit leuk als je een disfunctionerende medewerker in jouw team hebt. Niet voor jou, niet voor het team, maar ook niet voor de medewerker zelf. Het is niet altijd onwil, maar soms ook onmacht of onkunde. Wil je hier op een goede manier mee omgaan, volg dan de onderstaande route.

Stap 1: Vaststellen soort disfunctioneren

Allereerst stel je vast om welk soort disfunctioneren het gaat.

• Op basis van afspraken
• Op basis van functioneren
• Op basis van externe omstandigheden

Stap 2: Het gesprek aangaan

Vervolgens is het raadzaam om het gesprek met de medewerker aan te gaan en deze met het disfunctioneren te confronteren. Het kan zijn dat de medewerker zelf al door heeft dat hij functioneert, maar dat hoeft natuurlijk niet. Aangezien dit best confronterend kan zijn, moet je dit niet te licht aanpakken.

• Plan hier tijd voor in
• Doe het niet bij het koffiezetapparaat maar zoek een rustig plekje op
• Wees duidelijk in je boodschap
• Geef de ander ruimte voor emotie of feedback
• Maak aantekeningen om later nog eens na te lezen en voor de dossiervorming

Stap 3: Vastleggen van het gesprek

Voor dossiervorming en om alles weer op een rijtje te zetten is het verstandig om het gesprek en de voortvloeiende afspraken vast te leggen. Het hoeft niet heel formeel in drievoud met veel parafen en handtekeningen, maar vastgelegd wel.

• Benoem het gespreksverslag tijdens het gesprek en de voortvloeiende afspraken
• Houd het luchtig
• Zet deze in een mailtje en laat de ander replyen dat dit overeenkomt met wat er besproken is, of dat hij nog aanvullingen heeft.
• Kortom: Laat het bevestigen i.v.m. dossiervorming

Stap 4: Tijdspanne van het vervolg

De komende tijd kunnen jullie werken aan de afspraken. Misschien heeft de bewustwording al een heleboel gedaan of kan de medewerker met hulp van jou of van derden al een heel eind komen. Schrijf de medewerker dus niet meteen af. De komende periode (samen spreek je af hoe lang die periode is, maar wees redelijk en reëel):

• Houd vinger aan de pols
• Eén gesprek is meestal niet genoeg
• Bied hulp indien nodig

Stap 5: Beslissing

Dan wordt het tijd om te besluiten of jullie samen verder gaan of dat het toch tijd wordt voor afscheid. Als je niet meer samen verder kan, neem dan de volgende punten in acht:

• Zorg dat de dossiervorming op orde is
• Bij ziekte is er een opzegverbod, maar je mag ontbinden onder voorwaarden
• Ga naar de kantonrechter voor een ontslagvergunning
• Houd het afscheid netjes en de eer aan jezelf. Dat is niet alleen fijn voor jezelf, maar ook voor jouw naam. Je wilt niet dat de reputatie van jou of de praktijk ten grabbel wordt gegooid.

Kortom

Een disfunctionerende medewerker begeleiden is een moeilijke voor veel managers en werkgevers. Maar ook een heel belangrijk onderdeel voor het optimaal functioneren van jouw team. Heb je hier vragen over, dan helpen we je graag. Neem contact met ons op  support@mo-hr.nl

p.s. weet je dat we regelmatig trainingen en workshops geven over dit onderwerp en andere aan HR gelieerde onderwerpen? Kijk gerust op deze pagina of stuur ons een mailtje voor meer informatie.