​Waarom een scholingsovereenkomst?

Jij bent als werkgever waarschijnlijk niet zo blij als een medewerker besluit ergens anders te gaan werken. Net nadat hij via jou een opleiding heeft gevolgd waarvan jij grotendeels van de kosten hebt betaald. Om die reden is het handig om afspraken te maken over het terugbetalen van studiekosten. Deze afspraken staan in een scholingsovereenkomst.

Scholingsovereenkomst

Het studieovereenkomst was niet in de wet geregeld. Jij was er vrij in om samen met jouw werknemer hier afspraken over te maken. Dit betekende echter niet dat er helemaal geen regels waren. Deze regels zijn in de EU vanaf augustus 2022 aangescherpt, waardoor er een nieuwe wet is ontstaan: ‘Wet implementatie EU-richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden‘.

Een geldig studiekostenbeding zal aan een aantal voorwaarden moeten voldoen:

• Er mag geen scholingsbeding worden vastgelegd met betrekking tot verplichte scholing. Denk hierbij aan scholing die jouw medewerkers moeten volgen om het werk waarvoor ze zijn aangenomen te kunnen blijven verrichten. Het kan ook zijn dat jouw medewerkers door de wet of cao verplicht een bepaalde opleiding moet volgen of gewoon een BHV-cursus. Als werkgever ben jij namelijk verplicht die opleiding te betalen. Daarnaast wordt de tijd, die jouw medewerker aan de opleiding besteedt, beschouwd als arbeidstijd. Afspraken over verrekening of terugbetaling van deze kosten die eerder gemaakt zijn, zijn vanaf 1 augustus 2022 dus nietig. Deze kunnen door de medewerker teruggevorderd worden
• Terugbetalen opleidingskosten is schriftelijk geregeld. Dit moet vóór het volgen van de opleiding gebeurd zijn. Vaak is dit studiekostenbeding opgenomen in de arbeidsovereenkomst, CAO of personeelshandboek. Maar het komt ook regelmatig voor dat dit in een separate scholingsovereenkomst gebeurd.
• Vastgelegd wanneer de terugbetalingsregeling vervalt. In een scholingsovereenkomst moet staan binnen welke termijn de terugbetalingsverplichting komt te vervallen. Welke termijn redelijk is hangt af van de aard van de opleiding en de kosten daarvan. Vaak wordt er een periode van twee tot vijf jaar afgesproken.
• Er is een glijdende schaal toegepast. Het terug te betalen bedrag moet naarmate de tijd verstrijkt minder worden. oftewel: er moet een glijdende schaal worden toegepast. Als jouw medewerker bijvoorbeeld een studie heeft gevolgd met een terugbetalingsregeling van 3 jaar, dan sprake van een glijdende schaal als elke maand 1/36e deel wordt kwijtgescholden.
• Welke kosten er onder de terugbetalingsregeling vallen. Zijn het alleen de kosten van de opleiding (het lesgeld)? Of ook andere kosten die verband houden met de opleiding? Als er geen bedrag staat vermeld in de scholingsovereenkomst of er is niet aan één van de andere voorwaarden voldaan dan mag jouw medewerker bezwaar maken tegen terugvordering van de studiekosten

Eindafrekening

Meestal verreken de studiekosten met de eindafrekening van jouw medewerker. Dit is in principe toegestaan zolang het wettelijk minimumloon overblijft. Je mag dus nooit het volledige salaris inhouden.

Studiekosten terugbetalen bij ontslag

Hoe zit het als je jouw medewerker voor het einde van de terugbetalingstermijn ontslaat?

Dat hangt ervan af wat hierover precies in het scholingsovereenkomst staat. Van belang is of de medewerker schuld heeft aan het ontslag. Ontsla je de medewerker ontslag vanwege een reorganisatie of besluit je de tijdelijke arbeidsovereenkomst niet te verlengen, dan kan het terugvorderen van de studiekosten onredelijk zijn.

Het gaat hierbij om de redelijkheid en billijkheid . Of op het beginsel van goed werkgeverschap. De rechter kan besluiten dat jouw medewerker de opleidingskosten niet of gedeeltelijk hoeft terug te betalen. Dit hangt onder andere af van:

• Is het een algemene opleiding of een interne scholing?
• Gaat het om een verplichte scholing?
• Op wiens verzoek is de scholing gevolgd?
• Is er een diploma gekoppeld aan het behalen van de scholing?
• In hoeverre heeft de medewerker zelf baat bij de studie?
• In hoeverre heb jij als werkgever profijt gehad bij deze scholing?
• Hoe is de arbeidsovereenkomst geëindigd en aan wie is dit te wijten?

Kortom

Het volgen van een cursus of opleiding en de gevolgen daarvan kan je het beste vastleggen in een scholingsovereenkomst of in jouw personeelshandboek of arbeidsovereenkomst als dit nog niet het geval is in jouw CAO.

Uiteraard kunnen wij van MO-HR jou hierbij helpen. Ook kunnen we je helpen bij het opstellen van een individuele scholingsovereenkomst.

Een voorbeeld daarvan kan je hieronder downloaden.

Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen? Schroom dan niet om contact met ons op te nemen via support@mo-hr.nl

p.s. weet je dat we regelmatig trainingen en workshops geven over dit onderwerp en andere aan HR gelieerde onderwerpen? Kijk gerust op deze pagina of stuur ons een mailtje voor meer informatie.