Wie betaalt de thuiswerkplek?

Thuiswerken is inmiddels meer een regel geworden dan uitzondering. Niet alleen tijdens de Coronacrisis maar naar verwachting ook daarna. Om aan de Arbo vereisten te voldoen is een goede thuiswerkplek essentieel. Wie betaalt eigenlijk deze werkplek?

Werkgeverskosten

Je kan er als werkgever voor kiezen om de thuiswerkplek in te richten met zaken die je jouw medewerker in bruikleen geeft. Je geeft hem bijvoorbeeld een bureau of computer en als hij uit dienst gaat, dan krijg je weer alles terug.

Je kan er ook voor kiezen om de werknemer een onbelaste vergoeding te geven voor deze werkplek. Via de gerichte vrijstellingen in de Werkkostenregeling kan je bijvoorbeeld de bureaustoel, telefoon of computer vergoeden.

Eigen bijdrage

Kiest jouw medewerker voor een duurdere uitvoering van bijvoorbeeld het bureau of computer (Arbo voorziening), dan betaalt hij alleen voor de meerprijs een eigen bijdrage. De basisvoorziening blijft voor de werkgever waarvoor de werkkostenregeling van toepassing is.  De eigen bijdrage van jouw medewerker gaat dan van zijn nettoloon af.

Rekenvoorbeeld

Als werkgever stel jij een bedrag van € 500 ter beschikking voor de aanschaf van Arbo voorzieningen voor de thuiswerkplek. Jouw medewerker schaft onderstaande zaken aan en declareert deze bij jou:

Daarbij valt het meeste binnen de vrijstelling, maar de koptelefoon is buiten budget. Nu kan de medewerker een andere koptelefoon kopen die voldoet aan de Arbo eisen en €81,- kost, of deze kan verrekend worden met het nettosalaris.

Elk voordeel heb z’n nadeel

De gerichte vrijstelling van jou als werkgever is niet van toepassing als deze Arbo voorzieningen onder de cafetariaregeling vallen. Dan komen de lasten voor rekening van jouw medewerker.

De cafetariaregeling is gebaseerd op het behalen van fiscaal voordeel van jouw medewerker met als mooi bij effect dat jij als werkgever er ook van profiteert. Eigenlijk ruil je hiermee belast loon in voor onbelast loon. Daarmee wordt niet voldaan aan de voorwaarde dat jouw medewerker geen eigen bijdrage betaalt voor de Arbo voorziening. In dit geval kan de meerprijs van de koptelefoon worden uitgeruild met het brutoloon.

Eigenlijk wordt de vergoeding van de meerprijs van de luxere koptelefoon alleen belast als jij als werkgever nog vrije ruimte hebt.

Vragen?

Heb je hier nog vragen over? Schroom dan niet om contact met ons op te nemen via support@mo-hr.nl

p.s. weet je dat we regelmatig trainingen en workshops geven over dit onderwerp en andere aan HR gelieerde onderwerpen? Kijk gerust op deze pagina of stuur ons een mailtje voor meer informatie.